5 Tipps für bessere virtuelle Führung
Nach 2,5 Jahren beschleunigter digitaler Transformation in Unternehmen wird ein Thema in meiner täglichen Coaching Praxis immer häufiger adressiert: die Führung virtueller Teams. Doch nicht nur meine Coaching Kunden aus unterschiedlichsten Unternehmen stellen sich dieselben Fragen. Auch unsere Ausbildungsteilnehmerinnen und Ausbildungsteilnehmer beschäftigen sich mit den Facetten virtueller Führung. Wie kann ich als Führungskraft Menschen über Distanz motivieren? Wie stelle ich sicher, dass gemeinsame Ziele richtig verstanden werden? Wie trage ich Sorge dafür, dass die Aufgaben unter den einzelnen Teammitgliedern gerecht aufgeteilt sind? Und wie halte ich den Kontakt aufrecht?
Internationale Teams haben sich häufig längst an virtuelle Zusammenarbeit gewöhnt. Regelmäßige Präsenztreffen sind über Länder und Kontinente hinweg schlicht zu aufwendig. Andere Teams, die es gewohnt waren, fast täglich in gemeinsamen Büros zusammen zu kommen und Gespräche in Kaffeeküche oder Kantine zu führen, stehen weiterhin vor besonderen Herausforderungen - arbeitstechnisch und persönlich. In vielen Unternehmen ist zwar die Regel 40% Präsenzzeit / 60% Homeoffice mittlerweile klar kommuniziert. Wie das in einzelnen Teams gelebt und umgesetzt wird, bleibt vielen Stellen noch unklar.
In meinen Coaching Sessions haben sich einige wichtige Stellschrauben herauskristallisiert. Durch sie können Führungskräfte die virtuelle Zusammenarbeit positiv beeinflussen:
1. Zeit nehmen - vor allem vor den Meetings
Virtuelle Zusammenarbeit macht uns nicht nur flexibler, sondern auch erreichbarer. Musste im Büro noch der Weg vom einen Büro ins nächste zurückgelegt werden, reichen im Home-Office zwei Mausklicks, um das nächste Meeting zu betreten. Das hat zur Folge, dass die Kalender von Führungskräften immer voller werden. Leidtragende davon sind oft die eigenen Teammitglieder, für die man eher weniger als mehr Zeit hat. Hier heißt es: Priorisieren Sie die Zeit mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Blocken Sie bewusst 15 Minuten vor wichtigen Gesprächen. So haben Sie genug Zeit, um sich angemessen vorzubereiten und vor allem pünktlich zu starten. Das zeigt Ihren Mitarbeitenden, dass sie Ihnen wichtig sind. Achten Sie auch sehr bewusst auf die Verteilung der Redeanteile. Die Zeit gehört in erster Linie Ihren Mitarbeitenden. Vermeiden Sie, nach einem wichtigen und vielleicht wenig erheiternden Vorstands- oder Kundenmeeting unmittelbar ins Mitarbeitendengespräch oder in den Team Jour Fixe zu switchen. Hier ist die Gefahr groß, dass Sie emotional und gedanklich noch im vorhergehenden Meeting sind.
2. Zusammenarbeit stärken - durch strukturierte Zurückhaltung
Wenn persönlicher Kontakt fehlt, bleiben viele Herausforderungen auf Teamebene häufig unausgesprochen. Schaffen Sie daher auch in größeren Online-Meetings bewusst Raum für zwischenmenschlichen Austausch. Wie nehmen Ihre Mitarbeitenden die Zusammenarbeit war? Die Führung virtueller Teams bedarf zumeist mehr Struktur und Produktivität als vor Ort. Hilfreich ist es, der Reflexion der Zusammenarbeit einen festen Ort, z.B. als fixen Agenda Punkt, zu geben. Es darf aber natürlich nicht der letzte Agenda-Punkt sein, der aus Zeitgründen häufig nicht besprochen wird. Ein separates Meeting alle 6 - 8 Wochen, das sich nur mit der Zusammenarbeit im Team beschäftigt, ist daher empfehlenswerter. Im virtuellen Raum braucht es zudem besondere Kommunikationsregeln. Als Führungskraft gehen Sie hier mit gutem Beispiel voran. Und: Remote Leadership fordert ein besonderes Maß an Aufmerksamkeit. Nehmen Sie sich bewusst zurück, fokussieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter und hören Sie auch auf die Zwischentöne. So können Sie Konflikte und Unzufriedenheiten rechtzeitig wahrnehmen.
3. Vertrauen fördern - durch klare Erwartungen
Als Führungskraft ist eine Ihre zentralen Aufgaben, die Zusammenarbeit Ihres virtuellen Teams zu moderieren und Vertrauen unter den Beteiligten zu schaffen. Insbesondere sollten Sie den Fokus auf drei Punkte legen. 1. Führung heißt, Menschen auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören. Zeigen Sie immer wieder auf, wie einzelne Personen durch Ihre Fähigkeiten zu diesem Ziel beitragen. 2. Erarbeiten Sie gemeinsame Prinzipien, die für alle akzeptabel sind. Vor allem in der virtuellen Zusammenarbeit sind klar kommunizierte Erwartungen von zentraler Bedeutung. Wann sind die Mitarbeitenden zu erreichen? Wann nicht? Wie lange darf eine Antwort auch einmal auf sich warten lassen? 3. Als Führungskraft sollten Sie auch Klarheit hinsichtlich Ihrer Verfügbarkeit schaffen. Vereinbaren Sie Zeitintervalle, innerhalb derer Ihre Mitarbeitenden mit einer Antwort rechnen können. Sollten Sie es mal nicht schaffen, lautet die Devise: Antworten Sie Ihrem Team lieber kurz als gar nicht. So funktioniert Führung auch in einer digitalen Arbeitswelt.
4. Transparenz schaffen - mit den richtigen Werkzeugen
Digitale Tools bieten Ihrem Team die unterschiedlichsten Möglichkeiten, um sich auszutauschen. Chats, Video Calls, virtuelle Pinnboards stehen uns zur Verfügung. Gleichzeitig fallen zufällige informelle Gespräche am Kaffeeautomaten oder in der Kantine weg. Virtuelle Führung bedeutet daher auch, Medien gekonnt einzusetzen. Dies erfordert zwei Dinge: zum einen sollten Sie sich mit unterschiedlichen Kanälen der Kommunikation auskennen. Nur so können Sie die passenden auswählen. Zum anderen sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team auch hier klare Erwartungen festlegen. Welche Inhalte werden auf welchem Weg geteilt? So verhindern Sie, dass zentrales Wissen in der Informationsflut untergeht, und schaffen eine gemeinsame Basis der Zusammenarbeit.
5. Zusammenhalt stärken - durch feste Rituale
Der wohl schwierigste Punkte für viele virtuelle Teams ist und bleibt der Aufbau eine Wir-Gefühls. Erfolgreiche Strategien können hier sehr unterschiedlich sein. Zum einen können Sie regelmäßige gemeinsame Events etablieren und damit Rituale schaffen. Virtuelles gemeinsames Kaffeetrinken oder ein virtuelles Feierabendgetränk. Es geht um Zeit, in denen keine Agenda abgearbeitet wird, sondern sich die Teammitglieder einfach besser kennenlernen können. Insbesondere, wenn Sie als Führungskraft Ihr Team oder einzelne Teammitglieder noch nicht gut kennen, ist es wichtig, regelmäßige Feedback Sessions zu vereinbaren. Es reicht nicht aus, Feedback nur im formalen Mitarbeitergespräch zu geben oder zu erhalten. Geben Sie zudem bewusst Feedback zur Gesamtleistung als Team, um den Zusammenhalt zu stärken. Bleiben Sie hier von Anfang an im Gespräch und wählen Sie als Setting immer einen Video Call.
Unsere Tipps beziehen sich auf fünf zentrale Bereiche, in denen Führungskräfte virtueller Teams mit Herausforderungen zu kämpfen haben. Wenn Sie sie befolgen, sind Sie auf einen gutem Weg hin zu guter Digitaler Führung.